CONCURSO PARA LA ADJUDICACIÓN DE OFICINA PARA ORGANIZACIÓN DE CONGRESOS COLABORADORA EN LA ORGANIZACIÓN DEL V CONGRESO NACIONAL DE ALZHEIMER
Objeto del concurso
La Comisión Mixta compuesta por los Presidentes de la Confederación Española de Asociaciones de Familiares de Personas con Alzheimer y otras Demencias (CEAFA), la Sociedad Española de Geriatría y Gerontología (SEGG) y la Fundación Privada de la Sociedad Española de Neurología (FUNDACIÓN SEN) debe designar a una OPC o Agencia de Viajes con división de Organización de Eventos y Congresos (en lo sucesivo OPC) que colabore con la Comisión en la gestión y organización del V CONGRESO NACIONAL DE ALZHEIMER que tendrá lugar en la ciudad de San Sebastián del 25 al 27 de octubre de 2012.
Dicha OPC deberá asumir al menos las siguientes actividades:
Oferta y reservas de viajes y estancias de aquellas personas que deseen acudir al Congreso y lo hagan a través de cualquiera de las entidades que componen la Comisión mixta así como empresas que deseen hacerlo.
Ofertas hoteleras del Congreso en la cercanía de la sede, que será el Kursaal.
Viajes y estancias de ponentes al Congreso.
Gestión de stands y colaboraciones de empresas en el Congreso.
Promoción y publicidad del Congreso, al margen de aquella que realiza la Comisión Mixta.
Actividades adicionales del Congreso.
Gestión de la secretaría del Congreso, al margen de aquellas funciones que realiza la propia Comisión Mixta.
Coordinación presupuestaria del Congreso con la Comisión Mixta.
Estar a disposición de la Comisión Mixta y del Comité Organizador.
En general, cualquier otra actividad propia de la gestión y organización de un evento de ste tipo.
No se realizarán actividades en relación a la actividad de las áreas científica y social que lo realiza la propia Comisión Mixta. De igual forma que cualquier actividad de cada una de las entidades que componen la Comisión Mixta, el V Congreso Nacional de Alzheimer puede ser auditado y, por lo tanto, la contabilidad del mismo deberá seguir estrictamente lo establecido en el Plan General de Contabilidad así como los criterios contables propios de cada una de esas entidades.
Presentación de propuestas
Pueden optar a este concurso todas las OPC con actividad en España. Los solicitantes deberán presentar en la Secretaría Técnica de CEAFA (C/ Pedro Alcatarena, 3 bajo. 31014. Pamplona) una documentación que incluya la descripción pormenorizada del servicio que se propone.
Dicha documentación puede remitirse por correo electrónico (direccion@ceafa.es), siendo responsabilidad de los participantes la confirmación de la llegada de la misma.
En todo caso, las propuestas deben incluir de forma clara:
Los beneficios de la Comisión Mixta en todas aquellas comisiones de contratos a terceros.
Los compromisos de promoción del Congreso.
La justificación del cumplimiento de los criterios favorables que se establecen en la convocatoria.
La indicación de los honorarios de la OPC, que han de representar, como máximo, el 20% de los beneficios generados por el V Congreso Nacional de Alzheimer.
Elección de la Propuesta
Las propuestas serán evaluadas por la Comisión Mixta organizadora del V Congreso Nacional de Alzheimer, compuesta por los Presidentes de CEAFA, SEGG y FUNDACIÓN SEN, cuya resolución o podrá ser recurrida.
Se considera criterio exigible:
Que la propuesta de la OPC incluya el compromiso que los honorarios por la gestión no superen el 20% como máximo de los beneficios del Congreso, y no sean fijados a través de un presupuesto.
Además, son criterios favorables, aunque no imprescindibles:
Que la OPC solicitante haya trabajado previamente con alguna de las tres entidades que forman parte de la Comisión Mixta (CEAFA, SEGG, FUNDACIÓN SEN).
Que la OPC solicitante disponga de recursos de promoción en todo el territorio del Estado Español.
Que la OPC solicitante tenga capacidad de promoción del Congreso en Iberoamerica. Publicidad y plazos de presentación de solicitudes publicidad en las Web de CEAFA, SEGG y FUNDACIÓN SEN.
Plazos de presentación de solicitudes desde el día de aparición en las Web referidas hasta el día 16 de diciembre a las 19 horas.
